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Quels étaient les problématiques à résoudre ?
Principaux outils existants pour la gestion documentaire : Serveurs de Fichiers, Microsoft SharePoint (pour une partie spécifique des documents), autres applications métiers, échanges par emails et pièces-jointes.
Principaux axes d’amélioration de la gestion collaborative documentaire émanent des constats suivants :
- Un certain nombre de fichiers dispersés entre PC, messagerie et divers dossiers, créant des doublons,
- Trop d’emails et trop de pièces-jointes,
- Temps perdu à rechercher les documents de travail, et dans certains cas des erreurs de versions,
- Trop ou pas assez d’accès aux informations nécessaires (manque de transversalité),
- Difficulté d’accès aux documents et aux informations à distance (déplacement/télétravail),
- Difficulté à suivre les processus et les tâches via la messagerie sans cadre clair, ni rappels-automatiques, générant un risque d’oublis ou de non-respect des processus métiers par erreur,
- Compliqué de suivre les contenus ajoutés/modifiés et les échanges associés et donc de collaborer efficacement.
Périmètre du projet, par phases
Direction en charge du projet : PISIUN - Pôle Innovation, Systèmes d'Information et Usages Numériques.
Phase 1 POC de la solution GoFAST (6 mois et plus de 60 collaborateurs) : Ce projet constitue une 1ère phase, visant à éprouver la solution GoFAST comme GED collaborative et transversale. Le périmètre est restreint au PISIUN et certains collaborateurs des Directions associées aux projets transversaux.
Phase 2 Déploiement à l’ensemble du CD de la Haute-Savoie (objectif à 2 ans : 2 000 à 3000 utilisateurs) : Avec le succès du POC, le Département a pris la décision de déployer la plateforme de GED Collaborative GoFAST à l’ensemble des agents et certains de ses partenaires.
Périmètre technique : Plateforme dédiée, hébergée OnPremise (sur l’infrastructure du Département) avec maintenance et toutes les mises-à-jour effectuées à distance, en téléadministration par CEO-Vision SAS.
Calendrier du projet
- POC : Démarrage le 29/08/2019 - Fin le 31/03/2019
- Déploiement par phase (Directions/Métiers), sur 2 ans : dès septembre 2020
Objectifs du POC de 6 mois
- Se familiariser avec la solution et confirmer le potentiel de GoFAST Digital Workplace,
- Etudier / valider les besoins métiers et processus (workflows) à prioriser,
- Former les utilisateurs pilotes et identifier les "référents" (pour promouvoir les bonnes pratiques),
- Favoriser grâce à GoFAST, le travail collaboratif des utilisateurs pilotes,
- Analyser les difficultés et proposer des solutions pertinentes (pour le POC et la suite),
- Spécifier la reprise des fichiers (une reprise partielle de serveur de fichiers a été réalisée en fin de POC).
Objectifs globaux du déploiement post-POC
- Centraliser, sécuriser et pouvoir gérer tout type de fichiers, impliquant :
- La reprise des serveurs de fichiers (premier serveur déjà repris : documentation projets PISIUN),
- La migration sortante de Microsoft SharePoint et couplage avec applications métiers (une partie des documents "métier", en partenariat avec Territoires Conseil pour sa solution spécialisée métiers des Collectivités Territoriales),
- Faciliter la (co)production et le traitement documentaire,
- Organiser des espaces collaboratifs et le partage des documents avec une gestion simple des accès,
- Optimiser les processus métiers (workflow), internes aux Directions et transversaux,
- Réduire le risque d’erreur et de perte de temps (doublons, versions obsolètes, oublis...),
- Supprimer les pièces-jointes d’emails et réduire le nombre d’emails,
- Télétravail avec accès aux contenus et leur coédition, aux tâches, conversations instantanées et webconférences depuis/vers l’extérieur via une connexion web simple et sécurisée.
Premiers retours d’expérience : après POC de 6 mois
La 1ère phase du projet : le POC de 6 mois s’est achevé avec la reprise du serveur de fichiers dédiés aux projets transversaux du PISIUN et donc, la mise en production de la plateforme. Afin d’effectuer une reprise optimale de la base documentaire, le PISIUN a mis en place un accompagnement pour l’analyse et de tri des documents. Une fois cette étape achevée, plus de 220k fichiers ont été migrés sur la plateforme GoFAST.
Le POC a également permis d’éprouver le moteur de workflows avec la dématérialisation du processus de traitement des comptes-rendus de service, notes de l’administration : création depuis modèle, coédition office, gestion des versions, étape de vérification, validation, publication en PDF avec partage transversal.
Environ 35% des fonctionnalités de GoFAST n’ont pas été testées. Sur les fonctionnalités testées (65%), près de 90% ont été jugées "parfaitement ou partiellement assurées". Pour les cas où cela s’avère opportun, des axes d’améliorations ont été identifiés et un plan d’actions est en cours de lancement pour le déploiement progressif de GoFAST auprès des Directions du Département, à partir de septembre 2020.
Bilan : chiffres du POC de 6 mois
- 69 utilisateurs actifs en fin de POC (50 prévus initialement) et 105 fin été 2020,
- Nombre de documents stockés sur la plateforme : > 220k
- 44 Espaces "Organisations" (Directions, Services…) et "Groupes" (Projets transversaux, bases de connaissances…)
- 4 Espaces "Extranets" (travail avec partenaires)
Avec 34 conseillers départementaux, près de 3000 agents exerçant quelque 80 métiers différents, le Département de la Haute-Savoie s’occupe de l’action sociale, du développement du territoire et du développement durable, de la culture et de l’éducation, du transport et des routes, au service de l’ensemble de ses habitants.