Botanic a initialement choisi d'utiliser la GoFAST de CEO-Vision comme plate-forme collaborative et référentiel documentaire pour 2 importants projets de migration de progiciels. Ces projets impliquent plus de 50 collaborateurs internes et externes (prestigieuse SSII internationale) et des milliers de documents projets. L'usage s'est ensuite étendu à la gestion des contrats (avec migration d'une ancienne GED), la dématérialisation directement à partir de copieurs, et la gestion collaborative des budgets des magasins.
Quel était le problème à résoudre ?
Optimiser et sécuriser la gestion des budgets des magasins qui étaient établis dans des fichiers stockés sur un serveur. Le processus d’échanges, corrections et validations des budgets était supporté par la messagerie électronique.
Plus concrètement, les directeurs de magasin établissaient leur budget et ces lourds fichiers étaient transmis par mail au service contrôle de gestion, qui après corrections et commentaires le renvoyait aux magasins (toujours par mail). L’opération se répliquait un certain nombre de fois pour chaque magasin avant d’arriver à une version finale. La messagerie était fortement alourdie : fichiers joints lourds (plus de 40Mo/fichier) et conservation des documents dans la boîte mail.
Sans même mentionner le temps perdu, chaque action présentait le risque de traiter une version obsolète et un risque d’interception (erreurs humaines, piratage de messagerie, etc.).
Les serveurs de fichiers et la messagerie sont aujourd’hui encore très répandus dans les entreprises, mais plus que limités :
- Gestion des droits rigide voire inexistante, soit trop ouvert, soit trop fermé : conséquence des « trous » de sécurités et des contraintes dans son travail, manque de collaboration.
- Aucun historique des versions des fichiers : travail perdu, impossible de remonter l’historiques des modifications.
- Doublons de fichiers liés à des « copier-coller » : temps perdu à rechercher les documents et impossible de savoir si on dispose de la bonne version.
- Collaboration minimaliste basée sur le mail : informations perdues dans les mails, redondance et trop de mails, oublis/erreurs de destinataires, quotas dépassés pièces jointes obsolètes, etc.
- Aucune gestion des tâches de type workflow : demandes non traitées, délais dépassés, etc.
Pourquoi notre solution (GoFAST) ?
Un premier succès :
Avant que Botanic ne se concentre sur les problématiques de gestion des budgets magasins, GoFAST était déjà déployée comme plateforme collaborative et de gestion de contenus pour un projet informatique stratégique : L’objectif était de mener à bien la montée en version d’un ERP impliquant 60 personnes internes et externes (Sopra) sur plus de 2 ans. La Direction Générale avait demandé un « quasi zéro mail "interne" dans le cadre de ce projet majeur.
Au regard du succès dans ce premier projet et du constat de la lenteur dans son processus « contrôle de gestion », Botanic a décidé de refondre sa gestion des budgets autour de la plateforme GoFAST.
Technologies Open Source Orientées solution et coût maîtrisé :
GoFAST s’appuie sur la GED Open Source Alfresco, leader du marché (Cf. « magic quadrant » de Gartner). Cela offre une gestion avancée des documents, dont : gestion des versions, verrous d’édition, multi-emplacement (zéro copier-coller), etc.
Au-delà des fonctions GED, étaient exigés des fonctions suivantes : moteur de recherche puissant, commentaires au documents, forums, prévisualisation PDF des fichiers, gestion simple des droits et accès sécurisé depuis l’extérieur. L’ensemble de ces exigences ont été comblées avec les autres « briques technologies » Open Source de GoFAST.
Les technologies Open Source sélectionnées par CEO-Vision et qui composent GoFAST, sont reconnues pour leur pérennité, performance, sécurité (dont audit du code) et ouverture technologique (standards technologiques). L’Open Source a aussi permis de limiter les coûts de développements de GoFAST, permettant d’offrir un abonnement annuel très compétitif et maîtrisé.
Ergonomie et prise en main facile :
Les directions de magasin ne sont pas toujours des expertes dans les applications informatiques et leur temps très précieux ne permet pas de s’y pencher. L’application devait donc être facile d’utilisation, avec une prise en main rapide sans formation approfondie.
Une partie de la valeur ajoutée de CEO-Vision réside dans sa capacité à intégrer les diverses biques technologies de manière approfondie et de proposer une interface simple à prendre en main.
Résoudre Bilan et résultat (Qu'est-ce que GoFAST a apporté à Botanic)
Plus d’erreurs de versions ou doublons des fichiers, ni de dépassement de quotas de messagerie : l’élaboration budgétaire sur GoFAST a permis des gains de productivité jusqu’à 30% (étude au sein du service). Par ailleurs le taux de disponibilité atteint presque 100% 24/7.
Résultats organisationnels et réduction significative des emails :
- Chaque magasin partage un espace collaboratif avec le siège pour traiter les documents budgétaires.
- L’espace de gestion des budgets est réservé aux collaborateurs concernés pour une sécurité optimale.
- Plus besoins d’envoyer un email avec en pièce jointe le budget, donc plus de problèmes de quotas
- Des notifications « synthèse d’activité » permettent de suivre les actions faites sur les documents
- Les échanges qui étaient auparavant dans les mails sont centralisés sur GoFAST
- Un forum FAQ permet de consulter/répondre aux questions les plus courantes.
Limiter les erreurs et optimiser la collaboration :
Les erreurs de manipulation (perte de documents, oubli d’enregistrement, fichier corrompu, modifications conflictuelles, etc.) sont rares voire inexistantes. Il n’y a plus d’erreur de diffusion comment souvent par email. Les documents ne « bougent » plus et ce sont les collaborateurs qui y accèdent selon leurs
besoins : ils sont assurés d’avoir le bon document, la bonne version avec l’historique des échanges et modifications. L’auteur et la date des modifications sont aussi connues. Les notifications automatiques « synthèse d’activité » permettent de savoir quand un document a été modifié (édité, commenté, déplacé, etc.).
Calendrier du projet
- 2012-2013 : utilisation initiale par le service IT
- Fin 2013 : déploiement dans le service de gestion des budgets
- 2014, 2015 et 2016 : extension de l’utilisation dans des services Juridique, Finance et Marketing, confirmant la satisfaction des utilisateurs.
En 2017, Botanic passe en GoFAST v3.0 qui offre une Suite Office Collaborative (coéditer en simultanée) et permet de sortir des solutions SaaS propriétaires et contraignantes comme Office 365 et GoogleDocs.
Chiffres clés liés au projet
- 2300 salariés en France et Italie
- 66 points de vente = 66 budgets
- > 100 intervenants
- 30% de gain de productivité
Calendrier du projet Témoignage client : Éric Bouchet, Directeur Général de Botanic
Le choix de l’Open Source n’a pas été seulement un choix politique mais également économique, car les solutions spécialisées ou les portails des grands éditeurs sont beaucoup trop chers quand le nombre d’utilisateurs passifs est grand, surtout les lecteurs. Au final, les standards lissent la complexité et permettent l’interopérabilité bureautique. Avec GoFAST, nous avons le meilleur des deux mondes ! »
Botanic est un réseau de jardineries spécialistes du jardinage écologique. Leur mission principale est de promouvoir un mode de vie plus respectueux de l’environnement et plus innovant à travers plusieurs segments : la jardinerie, l’animalerie, le marché bio, les mobiliers et la déco. A ce jour, Botanic compte plus de 2300 collaborateurs à travers 66 magasins implantés en France.