Afin de mettre fin à des problématiques directement liées aux habitudes de travail basées sur le serveur de fichiers et la messagerie classique : information éparpillée, trop de mails et pièces-jointes, erreurs liées aux doublons et mauvaises versions des documents, etc. la Mairie de Noisy-le-Grand a fait le choix d'éprouver la solution GoFAST Digital Workplace dans le cadre d'un POC de 4 mois.
Périmètre global du projet
Une première phase de POC de 4 mois, centrée sur les usages de 3 Directions :
- Direction des Systèmes d’Information (DSI) avec les 2 départements "Etudes & Projets" et "Moyens Informatiques"
- Direction des Finances et de la Commande Publique
- Direction des Bâtiments (département Construction Publique)
Fort périmètre "Extranet" :
- Partager les documents avec les acteurs externes et collaborer sur les différentes versions d’un même document, notamment le traitement par les acteurs internes des livrables des prestataires
- Remplacer les drives externes et les outils de type "WeTransfer" par un outil appartenant à la Mairie NLG
Principaux objectifs du projet
- Remplacer le serveur de fichiers et centraliser les contenus et la communication
- Renforcer les usages collaboratifs, dont le travail transversal entre les différentes Directions
- Mettre fin aux doublons et avoir toujours la bonne version des documents
- Réduire le nombre de mail et PJ reçus/envoyés
- Diffuser facilement des documents finaux (ex. publications PDF)
- Clarifier et respecter les processus métiers (workflows)
- Gérer de manière collaborative les tâches
- Créer et administrer facilement des Espaces collaboratifs
- Partager facilement et sans pièces-jointes, avec l’extérieur (partenaires, prestataires...)
- Retrouver rapidement les contenus/informations souhaitées
Projets-métiers en cours de démarrage ou déjà opérationnels sur GoFAST
Projet pilote "Ecole numérique" :
- Un espace collaboratif a été mise en place pour permettre aux différents acteurs de collaborer dans le cadre de la mise en place des outils numériques dans les écoles primaires de la ville de Noisy-le-Grand
- Ce projet implique différentes directions : DSI, Direction des Finances et de la Commande Publique et la Direction de l’Education et de l’Enfance, ces dernières assurent l’interface avec le Ministère de l’Education Nationale et les Rectorats
Projet pilote "Réseau et Vidéo" :
- Un Espace a été mis en place pour le travail collaboratif entre le Département "Etudes et Projets" de la DSI et les prestataires externes chargés de la mise en place des infrastructures numériques sur les différents projets de la ville
Projet pilote "Commande Publique" :
- Mise en place d'un Espace partagé entre les acteurs impliqués dans le processus de la commande publique
- Promotion de la collaboration entre les acteurs et optimisation des flux des échanges et des circuits de décision
- Mise en place d'un processus dématérialisé de validation des documents produits dans le cadre de la commande publique
- Sécurisation de la gestion des versions des documents des DCE (dossiers d'Appels d'Offres), de l’élaboration initiale jusqu’à la publication finale
- Modélisation des processus d’autorisation de lancement des marchés (workflow spécifique) : création la FALM à partir d’un modèle, revue et validation/visa par les différents niveaux hiérarchiques
Projet pilote "Construction publique" :
- Le service Construction Publique dépendant de la direction des Bâtiments, est chargé de la construction et l’aménagement des espaces et bâtiments de la Ville. Ces projets font intervenir les autres Directions de la ville (dont Marché Public) et des acteurs externes (Architectes, Maîtres d’œuvre...)
- Le projet PKO est un projet d’aménagement des parking publics, impliquant le partage d’un volume important de documents (plans, documentation technique...) entre les prestataires (Architecte, MOE démolition, MOE construction...) et les acteurs internes. Il est prévu de vérifier la bonne adaptation de GoFAST Digital Workplace à ces usages et d’identifier les améliorations et les gains potentiels par rapport aux outils utilisés aujourd’hui
Projet pilote "DSI" :
- Référentiel documentaire des applications : la DSI gère 70 applications métiers, ce qui nécessite de partager et maintenir à jour la documentation de ces applications. Cette documentation est stockée dans différents répertoires dédiés aux Directions, certaines devant intervenir dans le processus d’élaboration, alors que d’autres ont un besoin de consultation uniquement
- Les projets digitaux de la Mairie (SIRH, Ecole numérique, open GST...) impliquent des acteurs internes (métiers, IT, commande publique), mais aussi externes (titulaires des marchés). Des Espaces partagés à la fois en internes et Extranets sont ici nécessaires et avec une gestion simple des accès.
- Les projets d'infrastructures IT impliquent le partage d’un volume important de documents (plans, documentation technique...) entre les prestataires et les acteurs internes de la DSI.
Bilan / Retour de résultat et d’expérience
Après un mois de démarrage projet et lancement du déploiement la plateforme collaborative, une réelle prise de conscience des utilisateurs a été constatée sur le potentiel de la plateforme et la valeur ajoutée de cette transformation digitale dans leur travail au quotidien.
L'accompagnement de chaque référent métier dès le début du projet a permis de bien comprendre les besoins et centrer les actions sur les usages. Les formations ont elles aussi été fortement adaptées afin d'être totalement orientées sur ces usages.
Le confinement imposé en mars/avril 2020 (Covid-19) a participé à l’accélération du déploiement de GoFAST en tant qu’outil de référence pour le télétravail. Une grande partie des agents de la mairie ne sont pas équipés en PC portables, une contrainte que la GED Collaborative a permis de contourner grâce à un accès full-web aussi bien pour la consultation de documents, leur édition (Suite Collaborative Office intégrée), le traitement des tâches et processus, ainsi qu'aux outils de web-conférence et Chat (aucun "client lourd n'est à installer).
Les premiers chiffres du POC (juillet 2020) :
Nombre d’espaces collaboratifs créés :
- 93 utilisateurs actifs (périmètre restreint au POC)
- 22 Espaces "Extranets" (travail avec partenaires)
- 39 Espaces "Organisations" (Directions, Services…)
- 35 Espaces "Groupes" (Projets transversaux, bases de connaissances…)
- 3 Espaces "Publics" (diffusion de contenus aux agents…)
Nombre de documents stockés sur la plateforme : 43 000 (4 mois après le démarrage, chargés directement pas les utilisateurs)
Transformation Digitale autour d'une solution Souveraine et Open Source
Ce projet est un exemple parlant de comment repenser son SI et les méthodes de travail pour aller vers plus de collaboratif tout en relevant le niveau de sécurité pour ses données.
Le choix de la plateforme de GED Collaborative GoFAST permet à la Mairie de Noisy-le-Grand d’éviter le déploiement de certaines solutions propriétaires et/ou "GAFAM", se protégeant ainsi du Cloud Act et des politiques tarifaires des grands éditeurs.
Le fait de travailler avec un éditeur souverain procure d’importants avantages : proximité, meilleure compréhension des problématiques métiers, cohérence avec les discours politiques pour la promotion des startups et PME françaises plutôt que des GAFAM, et la maîtrise de ses données.
Noisy-le-Grand est une commune française située dans le département de la Seine-Saint-Denis en région Île-de-France. Noisy-le-Grand faisait partie du périmètre d'aménagement de la ville nouvelle de Marne-la-Vallée dans le secteur 1, Porte de Paris.
Elle fait partie actuellement de l'établissement public territorial Grand Paris - Grand Est de la Métropole du Grand Paris.