Dans un contexte de digitalisation et d’optimisation du travail collaboratif pour ses Directions et Services, la Mairie de Saint Mandé a fait le choix de déployer la plateforme de GED Collaborative GoFAST.
La Direction Générale des Services de la Mairie est extrêmement impliquée dans le projet et souhaite promouvoir la gestion transversale des documents, ainsi que permettre le télétravail.
Parmi les problématiques et les besoins métiers :
- Accès et modification de fichiers bureautiques depuis n'importe quel lieu ou support matériel
- Suivi des différents projets de la Collectivité
- Possibilité de commenter et annoter les documents pour centraliser et sécuriser les échanges
- Gestion et diffusion des PV et CR du Conseil Municipal
- Travail collaboratif sur les Marché Public
- Élaboration budgétaire dans le respect des processus
- Partage de documents entre les Directions et en particulier entre la DGS et la DGA
Accompagner la Ville de Saint Mandé :
La Mairie a également sollicité l’équipe CEO-Vision pour accompagner la gestion du changement autour du Digital Workplace.
Disposant d’une forte expérience dans la transformation autour de la plateforme de GED Collaborative GoFAST, notre équipe a proposé un accompagnement adapté au démarrage du projet.
Après l’étude et la mise en place d’une arborescence optimale des Espaces Collaboratifs, les responsables métiers, notamment les Directeurs et Chefs de Pôle ont rapidement pris en main les fonctionnalités essentielles.
Pour faciliter la prise en main et l’adhésion des utilisateurs, leur formation a été menée sous forme de scénario métier/projets types.
Les responsables métiers chargent progressivement les documents et les utilisateurs sont vivement encouragés à migrer les fichiers stockés sur leur PC vers GoFAST, dans leur Espace Privé.
Saint-Mandé, une commune de la Métropole du Grand Paris : Située dans le département du Val-de-Marne et la région d'Île-de-France, Saint-Mandé compte plus de 22 000 habitants.
La commune fait partie de la Métropole du Grand Paris et est jumelée avec 6 autres villes dans le monde qui implique la municipalité dans le domaine social.